Hinweisgeberschutzgesetz – Übergangsfrist für mittelkleine Unternehmen läuft demnächst ab!
Am 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Dieses schreibt vor, dass Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten eine Meldestelle – also eine interne Stelle zur Entgegennahme der Meldungen von Hinweisgebern über Gesetzesverstöße – einrichten müssen. Für Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern galt dies bereits unmittelbar mit Inkrafttreten des Gesetzes, während mittelkleinen Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter) eine – in Kürze ablaufende – Übergangsfrist bis zum 17.12.2023 eingeräumt wurde. Bei einem Verstoß gegen die Verpflichtungen des HinSchG drohen empfindliche Bußgelder.
Einrichtung und Aufgaben einer Meldestelle
Die interne Meldestelle ist so einzurichten, dass sie die Entgegennahme von Meldungen durch Beschäftigte, Leiharbeitnehmern oder sonstige Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (z.B. freie Mitarbeiter, externe Berater, Lieferanten), in mündlicher Form oder in Textform unkompliziert ermöglicht. Auf Ersuchen eines Hinweisgebers ist ein persönliches Treffen zu arrangieren.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben. Ausnahmen von diesem Vertraulichkeitsgebot sind nur in sehr eng begrenzten Fällen vorgesehen. Alle eingegangenen Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise dokumentiert und aufbewahrt werden. Der Eingang der Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
Bei einer Meldung prüft die Meldestelle zunächst, ob es sich überhaupt um einen meldefähigen Verstoß handelt und ob die Meldung stichhaltig ist. Gegebenenfalls sind vom Hinweisgeber – mit dem während des Prüfverfahrens Kontakt zu halten ist – weitere Informationen einzuholen.
Erweist sich der Hinweis als begründet, sind angemessene Folgemaßnahmen zu treffen. Insbesondere kann die Meldestelle interne Untersuchungen entweder selbst durchführen oder durch die dafür zuständige Organisationseinheit (z.B. Compliance-Abteilung, Geschäftsleitung) durchführen lassen. Tatsächlichen Missständen sollte schon allein deswegen abgeholfen werden, weil nur so das Vertrauen in das Meldesystem erhalten bleibt. Geht dieses verloren, ist zu befürchten, dass sich Hinweisgeber bevorzugt an die staatlichen Meldestellen oder die Strafverfolgungsbehörden wenden.
Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung hat – sofern dadurch der Erfolg interner Ermittlungen nicht gefährdet oder berechtigte persönliche Interessen nicht betroffen werden – eine Rückmeldung an den Hinweisgeber zu erfolgen, wie mit dem Hinweis umgegangen wurde und welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Ordnungswidrigkeiten und Bußgeld
Bestimmte vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße gegen die Verpflichtungen des HinSchG stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Ordnungswidrig handelt u.a., wer eine interne Meldestelle nicht einrichtet oder eine solche zwar eingerichtet hat, sie aber nicht betreibt – allein hierfür droht ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro.
Der Vertrauensanwalt als interne Meldestelle
Einrichtung und Betrieb der internen Meldestelle kann auf externe Dritte übertragen werden. Als zuverlässige und bei Unternehmen durchaus beliebte Institution hat sich in diesem Rahmen der sog. „Vertrauensanwalt“ als Ombudsperson etabliert. Bei ihm handelt es sich um einen externen Rechtsanwalt, der vom Unternehmen beauftragt wird, Mitarbeitern und Dritten als Anlaufstelle im Fall von Hinweisen oder Beschwerden zur Verfügung zu stehen.
Folgende Vorteile bieten Rechtsanwälte als Ombudsperson:
- Rechtsanwälte sind im Gegensatz zu anderen privaten Unternehmen als Vertrauensanwalt ihrem Berufsgeheimnis unterworfen. Ein Verstoß gegen dieses kann nicht nur strafrechtliche, sondern auch berufsrechtliche Auswirkungen nach sich ziehen. Informationen werden keinesfalls ohne Zustimmung der jeweiligen Hinweisgeber an Dritte weitergegeben.
- Direkt beim Unternehmen angesiedelte interne Meldestellen werden von Mitarbeitern oftmals nicht als „neutral“ wahrgenommen; sie fürchten – insbesondere, wenn eine anonyme Meldung nicht vorgesehen ist – arbeitsrechtliche Konsequenzen. Es besteht dann die Gefahr, dass eine Meldung an eine externe (staatliche) Meldestelle oder gar der „Gang zur Presse“ der internen Meldung vorgezogen wird.
- Eine Meldestelle hat nach Eingang einer Meldung stets zu prüfen, ob es sich überhaupt um einen meldefähigen Verstoß handelt und ob die Meldung stichhaltig ist. Gegebenenfalls erkundigt sich der Hinweisgeber selbst, ob der ihm bekannt gewordene Sachverhalt überhaupt zu einer Meldung berechtigt. Die juristische Ausbildung des Vertrauensanwalts ist von immensem Vorteil, hier zu einer rechtssicheren Beurteilung zu kommen.
- Liegt tatsächlich ein Verstoß vor, wird von Unternehmensseite meist anwaltlicher Rat gesucht, um dem Verstoß abzuhelfen und künftige Compliance-Problematiken zu verhindern. Ein Vertrauensanwalt kann dies „aus einer Hand“ bieten.
- Rechtsanwälte gewährleisten durch die ohnehin bestehende Kanzleiorganisation, dass die in Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Fristen zur Information über Eingang der Meldung (eine Woche) und Fortgang des Verfahrens (drei Monate) zuverlässig eingehalten werden.
Wir helfen unseren Mandanten, also auch Ihnen, gerne bei der Einrichtung und beim Betrieb einer internen Meldestelle – sprechen Sie uns einfach an!
Stand: Dezember 2023
Autor: LKC Rechtsanwälte
Tobias Schwartz | Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht u. Handels- u. Gesellschaftsrecht
tobias.schwartz@lkc.de
Telefon: 089 2324169-0
Matthias Wißmach | Rechtsanwalt
matthias.wissmach@lkc.de
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