Die Regelungen zum Transparenzregister (§§ 18 ff. GwG) wurden durch das zum 01.08.2021 in Kraft getretene Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz („TraFinG“), nochmals verschärft, insbesondere wurde das Transparenzregisters von einem Auffangregister zu einem Vollregister. Sämtliche transparenzpflichtigen Gesellschaften und Vereinigungen müssen ihren wirtschaftlich Berechtigten selbst ermitteln und dem Transparenzregister (geführt durch den Bundesanzeiger Verlag) elektronisch zur Eintragung mitteilen. Die Übergangsfristen hierzu laufen im Jahr 2022 aus.
- Was muss gemeldet werden?
Dreh- und Angelpunkt der Mitteilung ist der „wirtschaftlich Berechtigte“, andere Begrifflichkeiten sind: KYC (Know Your Customer), UBO (Ultimate Beneficial Owner); EKS (Eigentümer- u. Kontrollstruktur). Als wirtschaftlich Berechtigte sind nur natürliche Personen anzusehen. Die zur Meldung Verpflichteten müssen hierzu Informationen einholen, aufbewahren, auf aktuellem Stand halten und an das Register übermitteln.
Bei mehrstöckigen Beteiligungsketten gestaltet es sich oft schwierig, den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen: Zu ermitteln ist diejenige natürliche Person, die mittelbar über weitere Zwischen-gesellschaften durch Mehrheit der Stimmrechte oder auf sonstige Weise einen beherrschenden Einfluss auf die Zwischengesellschaften und damit letztlich auf die Gesellschaft selbst ausüben kann. Dabei sind Treuhandstellungen, Stimmrechtspools und Konsortialverträge in Erfahrung zu bringen und zu beurteilen. Neu ist, dass bei wirtschaftlich Berechtigten mit mehreren Staatsangehörigkeiten nun alle Staatsangehörigkeiten zu melden sind.
- Wer ist mitteilungspflichtig?
Nach § 20 Abs. 1 GwG sind „Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften“ mit Sitz im Inland mitteilungspflichtig, dies umfasst nahezu sämtliche Gesellschaftsformen sowie rechtsfähige Stiftungen und Vereine.
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist bislang ausgenommen, was sich aber mit der Einführung eines auch dortigen Gesellschaftsregisters durch das MoPeG ab Anfang 2024 für eingetragene Personengesellschaften (eGbR) noch ändern dürfte, soweit diese eGbR Immobilien oder Anteile an Gesellschaften hält.
Für alle anderen Gesellschaften gilt: Bis zum Inkrafttreten des TraFinG war eine Mitteilung an das Transparenzregister nur dann notwendig, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nicht aus bestehenden Eintragungen in anderen Registern – wie etwa dem Handelsregister – ergaben. Diese Mitteilungsfiktion wurde aufgehoben.
In der Folge müssen Gesellschaften die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten nun selbst zum Transparenzregister mitteilen, gleich, ob sich diese Angaben bereits aus öffentlichen Registern ergeben oder nicht. Zuständig für die Mitteilung ist der jeweilige gesetzliche Vertreter eines Mitteilungspflichtigen, der die Angaben auch auf aktuellem Stand halten und ohne Aufforderung korrigieren muss.
Für eingetragene Vereine wurde mit § 20a GwG eine neue Sonderreglung geschaffen: Für diese erstellt die registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es hierfür einer separaten Mitteilung bedarf. In der Regel sind die Vorstandsmitglieder fiktiv wirtschaftlich Berechtigte. Es sollten mithin die im Vereinsregister eingetragenen Daten kontrolliert und gegebenenfalls aktualisiert bzw. vervollständigt werden.
Die vom Vereinsregister in das Transparenzregister übertragenen Daten müssen vom Verein ggf. ergänzt werden, etwa wenn ein Vorstandsmitglied nicht deutscher Staatsangehöriger ist und/oder seinen Wohnsitz im Ausland hat.
- Übergangsfristen laufen aus!
Für juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die bis zum 31.07.2021 nicht zu einer Mitteilung an das Transparenzregister verpflichtet waren, wurden Übergangsfristen für die Eintragung von wirtschaftlich Berechtigten festgelegt (§ 59 Abs. 8 GwG). Die Meldung des wirtschaftlich Berechtigten hat zu erfolgen
- für AG, SE und KGaA bis zum 03.2022,
- für GmbH, (europäische) Genossenschaften oder Partnerschaften bis zum 06.2022,
- in allen anderen Fällen bis spätestens zum 12.2022.
Vorsicht: Die Übergangsfristen gelten nur für solche Unternehmen, die nach bisheriger Rechtslage am 31.07.2021 wegen Ausnahmen und Meldefiktionen nicht zur Meldung verpflichtet waren – mithin nicht für neu gegründete Gesellschaften und nicht für etwaige mitteilungspflichte Veränderungen ab dem 01.08.2021.
- Geldbußen
Verstöße gegen die Mitteilungspflichten können durch das Bundesverwaltungsamt als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Bei leichtfertigen Verstößen beträgt eine Geldbuße bis zu € 100.000,-, bei vorsätzlichen Verstößen bis zu € 150.000,- und bei kann bei schwerwiegenden, wiederholten und systemischen Verstößen auch deutlich darüber liegen.
Für die praxisrelevanten Verstöße (keine, verspätete oder nicht vollständige Mittelung von wirtschaftlich Berechtigten) hat das Bundesverwaltungsamt einen gesonderten Bußgeldkatalog erstellt. Dieser sieht für Unternehmen bei einfachen Verstößen eine Regelgeldbuße von € 500 vor, die nach Faktoren (gleitende Umsatzschwellen, Rechtsform etc.) gewichtet werden. Bei erstmaligem Verstoß, einfacher Fahrlässigkeit und einem Umsatz oder einer Bilanzsumme von € 2 Mio. beträgt die Geldbuße € 1.500,-. Bei einem Umsatz / Bilanzsumme von € 20 Mio. beträgt die Geldbuße € 10.000,-.
Das Bundesverwaltungsamt hat bis Mitte Januar 2022 insgesamt 760 Bußgeldentscheidungen mit lfd. Nr. Ordnungswidrigkeit, Datum und dem Namen der Gesellschaft veröffentlicht. Es ist davon auszugehen, dass die Anzahl der Ordnungswidrigkeitsverfahren ab dem Auslaufen der Übergangsfristen nochmal deutlich zunehmen werden und – auch wenn aufgrund der dortigen Personalsituation nicht sogleich bearbeitet – im Nachgang als verspätete Meldungen aufgegriffen werden.
- Faktischer Zwang zur Eintragung
Neben den Bußgeldern besteht ein faktischer Zwang, die Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten zeitnah vorzunehmen. Wenn Sie ein Vorhaben mit einem Verpflichteten nach dem GwG planen (z.B. Banken, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und bei manchen Beratungsinhalten auch Rechtsanwälten), musste dieser bereits bisher seinerseits den wirtschaftlich Berechtigten – Ihres Unternehmens – als seinen Vertragspartner ermitteln. Bisher konnte man sich mit etwas Aufwand unter dem Hinweis auf die Mitteilungsfiktion noch mit der Übergangsfrist behelfen. Ab den vorgenannten Stichtagen ist das nicht mehr möglich.
Nunmehr sind u.a. die Vorgenannten aber ihrerseits verpflichtet, bei einem Vertragsschluss mit Ihrem Unternehmen, einem Verein, einer Stiftung (i) den wirtschaftlich Berechtigten anhand Unterlagen selbst zu ermitteln, wobei Sie / Ihr Unternehmen verpflichtet sind, die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen (§ 11 Abs. 6 GwG) und (ii) bei Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung einen Abruf aus dem Transparenzregister mit den Eintragungen zu Ihrem Unternehmen zu tätigen (§ 12 Abs. 3 S. 2 GwG). Diesen Abruf des wirtschaftlich Berechtigten müssen Banken, Notare, Steuerberater etc. ihrerseits aufbewahren und bei einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden der jeweiligen Berufsgruppen vorzeigen. Uns sind Fälle bekannt, in denen Aufsichtsbehörden im Rahmen einer Vor-Ort-Prüfung, Einsicht in diese Abrufe aus dem Transparenzregister verlangt haben.
Fazit: Ab 01.08.2021, spätestens mit dem Ablaufen der vorstehenden Übergangsfristen in 2022 muss für jede Gesellschaft (noch nicht bzgl. einer GbR) ein wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister eingetragen sein; anderenfalls drohen Bußgelder oder mit GwG-Verpflichteten kann keine neue Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden.
- Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten, Eintragung und Unterstützung durch LKC
Haben Sie einen echten oder sogenannten fiktiven wirtschaftlich Berechtigten Ihres Unternehmens bereits zum Transparenzregister gemeldet, sollten Sie diese Angaben auf Aktualität und Vollständigkeit überprüfen und laufend aktuell halten, insbesondere nach Anteilsübertragungen. Wurde noch keine Meldung abgegeben, sollten Sie vor Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist aktiv werden.
Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigte kann bei einfachen Strukturen mit wenigen Gesellschaftern unproblematisch sein. Bei mehrstöckigen verschachtelten Beteiligungsebenen oder Konzernstrukturen mit Gesellschaften unterschiedlicher Rechtsformen, ggf. noch über EU-Ausland oder Drittsaaten, kann diese Ermittlung auch mehrere Tage in Anspruch nehmen, zumal für eine „Kontrolle auf sonstige Weise“ (eigentlich) sämtliche Verträge in der Beteiligungskette bekannt sein müssen und zu sichten sind. Diese Unterlagen müssten Sie bei anderen
vorgenannten Vertragspartnern als GwG-Verpflichtete aber ohnehin vorlegen, da jene die Eigentums- und Kontrollstruktur in Erfahrung bringen müssen (§§ 10 Abs. 1 Nr. 2 u. 11 Abs. 6 S. 1 GwG).
Auf Beratungsebene durch Externe sind zwei Ebenen zu unterscheiden. Die Mittelung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister kann durch Dritte wie Servicedienstleister, Konzernobergesellschaften oder Ihren Steuerberater erfolgen. Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten stellt nach derzeit überwiegender Auffassung eine Rechtsberatung nach dem RDG dar, hierzu dürfen Rechtsanwälte und u.a. Wirtschaftsprüfer beraten.
Wenn Sie hinsichtlich Ihrer Mitteilungspflichten unsicher sind, kontaktieren Sie uns. Gerne unterstützen wir Sie mit unserem Kompetenzteam aus Rechtsanwälten und Fachmitarbeitern bei der Auf- bzw. Vorbereitung Ihrer Mitteilungspflichten oder nehmen die Mitteilung an das Transparenzregister in Abstimmung mit Ihnen für Sie vor.
Bei Fragen zum Thema sprechen Sie uns gern an.
Stand: 08.04.2022
Dr. Sandro Ulrici | Rechtsanwalt
sandro.ulrici@lkc.de
Telefon: 089 2324169-0
HERAUSGEBER: LKC RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH, POSSARTSTRASSE 21, 81679 MÜNCHEN
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